Marinetekin Whistleblowing -kanava

Edistääksemme avointa, läpinäkyvää ja turvallista toimintakulttuuria, olemme ottaneet käyttöön väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan. Väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan käyttöönotto perustuu ilmoittajansuojelulakiin ja Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin. Whistleblowing-kanava tarjoaa luottamuksellisen kanavan tuoda sisäisen tutkinnan kohteeksi epäilyksen mahdollisesta väärinkäytöksestä tai toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Ilmoituksen voi tehdä nimettömästi.

Ensisijaisesti oma huoli tai epäilys on hyvä ottaa asia puheeksi oman esihenkilön tai johdon kanssa. Jos keskustelu ei tunnu hyvältä vaihtoehdolta tai se ei toimi, voi aina käyttää tätä kanavaa asiasta ilmoittamiseen.

Whistleblowing-kanava on toteutettu siten, että ilmoittajaa ei voida tunnistaa, mikäli haluat tehdä ilmoituksen nimettömänä. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja ilmoituksen tekijän sekä kohteen yksityisyyttä suojaten. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain (1050/2018) mukaisia velvoitteita.

Ilmoituksen voi tehdä jo epäilyksen perusteella ja ilman varsinaisia todisteita, kunhan sen tekee rehellisesti ja hyvässä tarkoituksessa.

Whistleblowingkanavaan tulleita ilmoituksia käsittelevät konsernin toimitusjohtaja (Group CEO), konsernin talousjohtaja (Group CFO) ja Group Controller ja he käynnistävät tarvittavat selvitykset. Käsittely on luottamuksellista. Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja itse tuo henkilöllisyytensä esiin. Jos ilmoitus koskee yhtä käsittelijöistä, hän ei osallistu tapauksen käsittelyyn ja tutkintaan.

Vastaanoton jälkeen kuittaamme ilmoituksesi vastaanotetuksi 7 päivän kuluessa. Tarpeen mukaan pyydämme sinulta lisätietoja tutkinnan aikana. Myös tämä vaihe tapahtuu kanavan kautta, luottamuksellisesti ja anonyymisti. Tutkinnan lopputuloksesta kerromme sinulle kanavan kautta 3 kk kuluessa ilmoituksen jättämisestä. Ilmoituksen tekemisen lopuksi saat henkilökohtaisen koodin, jolla voit seurata ilmoituksen etenemistä. Jos olet tehnyt ilmoituksen ja hukkaat tapauskohtaisen koodin, pyydämme sinua tekemään uuden ilmoituksen, jossa viittaat alkuperäiseen ilmoitukseesi. Näin tutkintaa pystytään jatkamaan yhteistyössä kanssasi.

Ilmoittamaan pääset täältä: www.firstwhistle.fi/marinetek

Lisätietoja ilmoittamisesta löytyy palveluntarjoajamme sivuilta osoitteesta https://www.juuriharja.fi/whistleblowing-ilmoittajalle-faq

Jos sisäinen kanavamme ei toimi, voit tehdä ilmoituksen ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetuista väärinkäytöksistä oikeuskanslerin keskitetylle ulkoiselle ilmoituskanavalle. Huomioithan, että organisaation toiminnassa esiintyvistä epäsäännöllisyyksistä tulee ilmoittaa ensisijaisesti oman sisäisen raportointikanavamme kautta, jotta saa ilmoittajansuojaa. Ulkoinen raportointikanava: https://turvaviesti.gov.fi/ilmoituskanava-rapporteringskanal

Marinetek Whistleblowing Channel

To promote an open, transparent, and safe organizational culture, we have implemented a reporting channel for suspicions of misconduct. The introduction of the whistleblowing channel is based on the Whistleblower Protection Act and the European Union Whistleblower Protection Directive. The whistleblowing channel provides a confidential platform to bring suspicions of potential misconduct or violations of principles to the attention of an internal investigation. Reports can be made anonymously.

Ideally, concerns or suspicions should first be addressed with your immediate supervisor or management. If discussing the matter internally is not a viable option or is ineffective, you can always use this channel to make a report.

The whistleblowing channel is designed to ensure the anonymity of the reporter if they choose to make a report anonymously. All reports are treated confidentially, protecting the privacy of both the reporter and the subject. The processing of personal data adheres to the obligations outlined in the Data Protection Act (1050/2018).

Reports can be made based on suspicion alone and without concrete evidence, as long as they are made honestly and in good faith.

Reports received through the whistleblowing channel are handled by the Group CEO, Group CFO and Group Controller, who initiate necessary investigations. The process is confidential, and this confidentiality is maintained even if the reporter reveals their identity. If a report involves one of the processors, that individual will not participate in the handling and investigation of the case.

After receiving your report, we will acknowledge its receipt within 7 days. If necessary, we may request additional information from you during the investigation. This communication will also take place through the channel, maintaining confidentiality and anonymity. We will inform you of the investigation’s outcome through the channel within 3 months of submitting the report. At the end of the reporting process, you will receive a personal code that allows you to track the progress of your report. If you have submitted a report and lose the case-specific code, please make a new report referencing the original one. This ensures that the investigation can continue in collaboration with you.

To make a report, you can access it here: www.firstwhistle.fi/marinetek

Additional information on reporting can be found on our service provider’s website at https://www.juuriharja.fi/whistleblowing-ilmoittajalle-faq

If our internal channel is not functional, you can make a report on misconducts covered by the Whistleblower Protection Act to the centralized external reporting channel of the Finnish Parliamentary Ombudsman.

Please note that irregularities in the organization’s operations should be reported primarily through our internal reporting channel to receive whistleblower protection. The external reporting channel can be accessed at https://turvaviesti.gov.fi/ilmoituskanava-rapporteringskanal

 

Henkilötietojen suoja

Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely käsittelyperuste on oikeudellinen etu (Suomen laki ilmoittajansuojasta), sekä EU:n tietosuoja-asetuksen 6.1. c -kohta eli lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Whistleblow-järjestelmään liittyvä ilmoitusten käsittely, yhteydenpito ilmoittajiin, tiedotus ja viestintä. Whistleblowing-järjestelmän tarkoituksena on tarjota mahdollisuus anonyymiin väärinkäytösten ilmoittamiseen. Ilmoittaja voi päättää itse, mitä henkilötietoja ilmoituksessaan antaa. Kanavan avulla mahdollistamme lainmukaisen väärinkäytöksistä ilmoittamisen.

Järjestelmän kautta henkilö voi tehdä ilmoituksen lain vastaisesta toiminnasta, kuten taloudellisiin epäselvyyksiin, eturistiriitoihin, lahjontaan, väärinkäytöksiin ja muihin laittomiin toimiin liittyen. Tietoja käytetään väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää valvonnan kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin sekä sisäiseen raportointiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoituksen tekijä voi valita ilmoitusta tehdessään, antaako ilmoituksessa omia henkilötietojansa kuten nimensä ja sähköpostiosoitteensa vai tekeekö sen nimettömänä. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ilmoittajasta:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaatio ja asema
• Muut ilmoituksessa annetut tiedot
• Ilmoitusta koskevat tiedot, kuten antamisajankohta ja käsittelytiedot

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ilmoitetusta:

• Ilmoituksessa annetut tiedot, kuten tiedot väärinkäytösepäilystä mukaan lukien ajankohta. Näihin tietoihin saattaa sisältyä esimerkiksi nimi, organisaatio ja asema
• Ilmoitusta koskevat tiedot, kuten antamisajankohta ja käsittelytiedot
• Väärinkäytösepäilyn selvittämiseen liittyvät asiat, mukaan lukien asiaa koskevat asiakirjat kuten tarjouskilpailun asiakirjat ja sopimusasiakirjat tai asiaa koskevat taloudelliset asiakirjat

Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa ilmoituskanavassa ilmoitettavien henkilötietojen sisältö.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille. Palveluntarjoajan hallintakäyttäjillä on pääsy henkilötietoihin, jota tosiasiallisesti käytetään ainoastaan tarpeen vaatiessa poikkeustilanteissa. Sisäisesti henkilöiden määrä, jotka käsittelevät annettuja ilmoituksia, on rajattu pieneksi. Jos asiaan vaikuttaa liittyvän rikos, asiaan liittyvät tiedot mukaan lukien henkilötiedot voidaan luovuttaa viranomaisille.